Действующий
СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация и оформление первичных учетных документов по бизнес-процессу «Продажи по проектам», контроль завершения бизнес-процесса»
1.2. Сопровождению и оперативному контролю за завершением этапов бизнес-процесса «Продажи по проектам» в ИС;
1.2. Требования данной методологической инструкции распространяются и обязательны для исполнения Заказчиками услуг консалтинговой организации.
3.1 Специалист организации-генерального Поставщика в день поставки товаров от контрагента регистрирует документ «Поступление товаров и услуг» в УС руководствуясь п.6 СТО СМК «Учет доходов и расходов по бизнес-процессу «Продажи по проектам»;
Действия специалиста организации- генерального Поставщика | При наличии ПУД | При отсутствии ПУД |
1.Проверка основания для регистрации документов | Проверяет наличие договора поставки и спецификации в ИС и УС со статусом «Действует» | |
2.Проведение экспертизы документов | Проводит экспертизу документов на поставку товаров от внешнего контрагента в соответствии с условиями договора-поставки | |
3.Регистрация документа «Поступление товаров и услуг» в УС | В день поставки товаров от внешнего контрагента на объект строительства регистрирует в УС документ «Поступление товаров и услуг» на основании ПУД: «Товарная накладная», «Счет-фактура полученный», с режимом | «Поступление товаров и услуг» с режимом регистрирует в соответствии с СТО МИ пользователя по работе с ПО «Продажи по проектам» |
4.Регистрация документа «Реализация товаров и услуг» с видом операции «Продажи по проектам» в УС | На основании документа «Поступление товаров и услуг» на транзитный склад, регистрирует документ в УС «Реализация товаров и услуг» согласно СТО МИ пользователя по работе с ПО «Продажи по проектам»; | |
5.Проведение оперативного контроля при регистрации в УС документов по движению товаров | 1.Контролирует остатки товаров по спецификации 2.Проверяет соответствие номенклатурного кода на товары в документе «Реализация товаров, работ, услуг» с документом «Поступление товаров и услуг» организации генерального поставщика 3.Контролирует остатки товаров на транзитном складе | 1. Контролирует остатки товаров по спецификации |
6.Оперативный контроль за закрытием неотфактурованных поставок | Регистрирует в УС документ «Поступление товаров и услуг» с режимом документа в соответствии со сроками СТО СМК Закрытие периода. |
1) формирует реестр зарегистрированных ПУД в УС из журнала «Поступление товаров и услуг» за период (день) по:
4) ежедневно контролирует регистрацию ПУД в ИС специалистами ДОУ в соответствии с СТО СМК Управление документацией. Общие положения.
Периодичность действий | Действия специалиста организации | Мероприятия по результатам контроля |
Еженедельно | Анализирует зарегистрированные в УС документы «Поступление товаров и услуг», с режимом | Оформляет запрос внешнему контрагенту на предоставление ПУД на поставку товаров и контролирует получение ПУД. |
Ежедекадно | Формирует реестр из журнала регистрации «Поступление товаров и услуг» с признаком «без № реестра» (Рис.1) по транзитным складам за период с начала года по дату формирования отчета; | Осуществляет поиск документов от внешнего контрагента и передает по реестру в ДОУ. Контролирует регистрацию ПУД в ИС в базе ПУД (в ручную). |
Специалист организации-генерального Поставщика ежедневно получает отчет в ИС и задачи-уведомления в УС о причинах не завершения бизнес-процесса. Принимает меры по корректному завершению этапов бизнес-процесса в УС:
Этап | Сообщение | Действия специалиста организации-генерального Поставщика |
Первый этап | Документ находится на согласовании/подписании у менеджера ИСП | Направляет повторно карточку ПУД менеджеру ИСП с визой о необходимости согласовать/подписать ПУД в установленный срок, либо предоставить мотивированный отказ |
Второй этап | Документ находится на подписании ЭЦП у специалиста организации- генерального Поставщика | Подписывает ПУД |
Отсутствует генерация документов в УС | Анализирует состояние бизнес-процесса на дату формирования отчета | |
1.нет остатков товаров по спецификации | Отменяет регистрацию ФХЖ в УС | |
2.конфликт блокировок | Составляет заявку в ИС в техническую поддержку. В поле заявки указывает перечень документов из УС. Контролирует исполнение заявки. |
Задача-уведомление | Срок исполнения | Действия специалиста организации -генерального Поставщика |
Уведомление о незавершенном бизнес- процессе | В течении отчетного месяца в соответствии с СТО СМК Закрытие периода. | 1. Создает заявку в УС «Запрос на открытие доступа» для внесения изменений в регистрацию ФХЖ в УС.2.Создает заявку в УС на отмену регистрации ФХЖ в УС.3.Контролирует возврат остатков товаров на транзитный склад после отмены ФХЖ в УС 4.Регистрирует новый документ в УС. |
Уведомление о просроченном документе | С 01 до 25 числа каждого месяца | 1.Создает заявку в УС «Запрос на открытие доступа».2. Повторная выгрузка документа из УС в ИС при положительном результате согласования в заявке. |
С 26 до 31 числа каждого месяца | 1.Создает заявку в УС на отмену регистрации ФХЖ в УС 2.Контролирует возврат остатков товаров на транзитный склад. | |
Уведомление об отмене проведения документа | В течении отчетного месяца | 1.Контролирует возврат остатков товаров на транзитный склад, в регистры по документу «Спецификация к договору». |