(Действующий) СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация и оформление...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Действующий

СТО СМК Методологическая инструкция «Регистрация и оформление первичных учетных документов по бизнес-процессу «Продажи по проектам», контроль завершения бизнес-процесса»

ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: «___» __________2014г

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1. Настоящая методологическая инструкция устанавливает требования к:
1.1. Регистрации и оформлению в ИС ПУД по бизнес-процессу «Продажи по проектам»;
1.2. Сопровождению и оперативному контролю за завершением этапов бизнес-процесса «Продажи по проектам» в ИС;
1.3. Подтверждению и контролю остатков ТМЦ на транзитных складах организации.
1.2. Требования данной методологической инструкции распространяются и обязательны для исполнения Заказчиками услуг консалтинговой организации.

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

2.1. СТО СМК «Учет доходов и расходов по бизнес-процессу «Продажи по проектам»;

3. ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В УС, КОНТРОЛЬ ЗАВЕРШЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

3.1 Специалист организации-генерального Поставщика в день поставки товаров от контрагента регистрирует документ «Поступление товаров и услуг» в УС руководствуясь п.6 СТО СМК «Учет доходов и расходов по бизнес-процессу «Продажи по проектам»;
Действия специалиста организации-генерального Поставщика представлены в таблице №1:
Таблица №1
Действия специалиста организации- генерального Поставщика
При наличии ПУД
При отсутствии ПУД
1.Проверка основания для регистрации документов
Проверяет наличие договора поставки и спецификации в ИС и УС со статусом «Действует»
2.Проведение экспертизы документов
Проводит экспертизу документов на поставку товаров от внешнего контрагента в соответствии с условиями договора-поставки
3.Регистрация документа «Поступление товаров и услуг» в УС
В день поставки товаров от внешнего контрагента на объект строительства регистрирует в УС документ «Поступление товаров и услуг» на основании ПУД: «Товарная накладная», «Счет-фактура полученный», с режимом
«Поступление товаров и услуг» с режимом регистрирует в соответствии с СТО МИ пользователя по работе с ПО «Продажи по проектам»
4.Регистрация документа «Реализация товаров и услуг» с видом операции «Продажи по проектам» в УС
На основании документа «Поступление товаров и услуг» на транзитный склад, регистрирует документ в УС «Реализация товаров и услуг» согласно СТО МИ пользователя по работе с ПО «Продажи по проектам»;
5.Проведение оперативного контроля при регистрации в УС документов по движению товаров
1.Контролирует остатки товаров по спецификации
2.Проверяет соответствие номенклатурного кода на товары в документе «Реализация товаров, работ, услуг» с документом «Поступление товаров и услуг» организации генерального поставщика
3.Контролирует остатки товаров на транзитном складе
1. Контролирует остатки товаров по спецификации
6.Оперативный контроль за закрытием неотфактурованных поставок
Регистрирует в УС документ «Поступление товаров и услуг» с режимом документа в соответствии со сроками СТО СМК Закрытие периода.

4. ПЕРЕДАЧА ПО РЕЕСТРУ ПУД В ДОУ И ФУНКЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА РЕГИСТРАЦИЕЙ ПУД В ИС.

4.1 Передача ПУД в ДОУ на регистрацию в ИС
Специалист организации-генерального Поставщика ежедневно:
1) формирует реестр зарегистрированных ПУД в УС из журнала «Поступление товаров и услуг» за период (день) по:
- транзитному складу;
- № реестра;
2) распечатывает и подписывает реестр (Рис.№1);
3) передает ежедневно реестр с приложением ПУД в ДОУ;
4) ежедневно контролирует регистрацию ПУД в ИС специалистами ДОУ в соответствии с СТО СМК Управление документацией. Общие положения.
Рисунок №1
Реестр передачи документов в ДОУ №----- «» 2014г.
1143 × 545 пикс.     Открыть в новом окне
4.2 Функции контроля за регистрацией ПУД в ИС (Таблица №2)
Действия специалиста организации-генерального Поставщика:
Таблица №2
Периодичность действий
Действия специалиста организации
Мероприятия по результатам контроля
Еженедельно
Анализирует зарегистрированные в УС документы «Поступление товаров и услуг», с режимом
Оформляет запрос внешнему контрагенту на предоставление ПУД на поставку товаров и контролирует получение ПУД.
Ежедекадно
Формирует реестр из журнала регистрации «Поступление товаров и услуг» с признаком «без № реестра» (Рис.1) по транзитным складам за период с начала года по дату формирования отчета;
Осуществляет поиск документов от внешнего контрагента и передает по реестру в ДОУ. Контролирует регистрацию ПУД в ИС в базе ПУД (в ручную).

5. СОПРОВОЖДЕНИЕ И ЕЖЕДНЕВНЫЙ КОНТРОЛЬ ЗА ЗАВЕРШЕНИЕМ ЭТАПОВ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА «ПРОДАЖИ ПО ПРОЕКТАМ»

Специалист организации-генерального Поставщика ежедневно получает отчет в ИС и задачи-уведомления в УС о причинах не завершения бизнес-процесса. Принимает меры по корректному завершению этапов бизнес-процесса в УС:
- Отчет «Уведомление о незавершенных процессах «Продажи по проектам»» в ИС (Рис.№2)
Рисунок №2
683 × 819 пикс.     Открыть в новом окне
Таблица №3
Действия специалиста организации-генерального Поставщика
Этап
Сообщение
Действия специалиста организации-генерального Поставщика
Первый этап
Документ находится на согласовании/подписании у менеджера ИСП
Направляет повторно карточку ПУД менеджеру ИСП с визой о необходимости согласовать/подписать ПУД в установленный срок, либо предоставить мотивированный отказ
Второй этап
Документ находится на подписании ЭЦП у специалиста организации- генерального Поставщика
Подписывает ПУД
Отсутствует генерация документов в УС
Анализирует состояние бизнес-процесса на дату формирования отчета
1.нет остатков товаров по спецификации
Отменяет регистрацию ФХЖ в УС
2.конфликт блокировок
Составляет заявку в ИС в техническую поддержку. В поле заявки указывает перечень документов из УС. Контролирует исполнение заявки.
- Задачи-уведомления в УС за контролем по бизнес-процессу «Продажи по проектам» (Таблица №4)
Таблица №4
Действия специалиста организации -генерального Поставщика
Задача-уведомление Срок исполнения Действия специалиста организации -генерального Поставщика
Уведомление о незавершенном бизнес- процессеВ течении отчетного месяца в соответствии с СТО СМК Закрытие периода. 1. Создает заявку в УС «Запрос на открытие доступа» для внесения изменений в регистрацию ФХЖ в УС.2.Создает заявку в УС на отмену регистрации ФХЖ в УС.3.Контролирует возврат остатков товаров на транзитный склад после отмены ФХЖ в УС 4.Регистрирует новый документ в УС.
Уведомление о просроченном документеС 01 до 25 числа каждого месяца1.Создает заявку в УС «Запрос на открытие доступа».2. Повторная выгрузка документа из УС в ИС при положительном результате согласования в заявке.
С 26 до 31 числа каждого месяца1.Создает заявку в УС на отмену регистрации ФХЖ в УС 2.Контролирует возврат остатков товаров на транзитный склад.
Уведомление об отмене проведения документаВ течении отчетного месяца1.Контролирует возврат остатков товаров на транзитный склад, в регистры по документу «Спецификация к договору».

6. СОПРОВОЖДЕНИЕ И ЕЖЕНЕДЕЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ ГЕНЕРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ ПО БИЗНЕС-ПРОЦЕССУ «ПРОДАЖИ ПО ПРОЕКТАМ»

Специалист организации-генерального Поставщика:
6.1 Еженедельно на 2-ой рабочий день формирует в программе 1С: Бухгалтерия предприятия отчеты (Рис. №3) и инструменты контроля в соответствии (Рис. №4)
Рисунок №3
1155 × 381 пикс.     Открыть в новом окне
Рисунок №4
1081 × 354 пикс.     Открыть в новом окне
Перечень ошибок и действия специалиста организации-генерального Поставщика
Таблица №5