(Утративший силу) СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Утративший силу
3.1.28.согласование: Проверка возможности выполнения требований, установленных документом, всеми заинтересованными подразделениями, должностными лицами.
3.1.29.управление документами: Область управления, ответственная за эффективный и систематический контроль создания, получения, сохранения, использования и размещения документов, в том числе процессы включения в систему и сохранения (в форме документов) доказательств и информации о деловой деятельности и деловых операциях.
3.1.30. шаблон: Совокупность параметров документа, предназначенных для многократного пользования. Набор шаблонов, отражающих повторяющиеся управленческие ситуации, позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, добиться унификации, и облегчить восприятие документов.
3.1.31. электронная цифровая подпись, ЭЦП: Реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
3.1.32. электронный документ: Документ, созданный с помощью системы электронного документооборота, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.
3.2. Сокращения:
ГОСТ – государственный стандарт
ДОУ – документационное обеспечение управления
ЗН – замена новыми
НП ГК - некоммерческое партнерство группа компаний
Пост. – постоянно
РД – руководящий документ
СТО – стандарт организации
СМК – система менеджмента качества
СНиП – строительные нормы и правила
СП – свод правил
ст. – статья
СЭД – система электронного документооборота
ЭК – Экспертная комиссия

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Ответственность за соблюдение требований, установленных данным СТО, несут все участники процесса, упомянутые в тексте СТО.
4.2. Разработчик документа несет ответственность за:
– осуществление процесса разработки документа в соответствии с установленными требованиями к его оформлению и содержанию;
– обеспечение согласования документа с заинтересованными лицами и подразделениями;
– учет мнений и предложений заинтересованных подразделений и должностных лиц в проекте документа до его издания.
4.3. Директор организации несет ответственность за:
– своевременное рассмотрение поступающих в адрес своей организации документов, назначение исполнителей по документам и контроль их исполнения;
– своевременное обеспечение передачи документов на хранение в Архив;
– обеспечение сотрудникам Архива и Управлением ДОУ соответствующих условий, не препятствующих проведению регулярных контрольных проверок рабочих мест своей организации на предмет наличия бумажных оригиналов документов.
4.4. Сотрудники Управления ДОУ несут ответственность за:
– оказание услуг по отправке исходящих документов установленными способами, в том числе по курьерской доставке документов;
– регистрацию всех входящих документов при наличии сопроводительного документа вне зависимости от вида доставки;
– осуществление контрольных проверок рабочих мест на предмет наличия бумажных оригиналов документов с целью выявления фактов их несвоевременной передачи на хранение, и изъятия такой документации.
4.5. Сотрудники Архива несут ответственность за:
– хранение документации, переданной организацией по описи, в условиях, исключающих ее порчу, утерю, уничтожение или подмену;
– осуществление периодических проверок состояния документации, переданной на хранение;
– осуществление контрольных проверок рабочих мест на предмет наличия бумажных оригиналов документов с целью выявления фактов их несвоевременной передачи на хранение, и изъятия такой документации;
– утрату и несанкционированное уничтожение документов.
4.6. Контроль соблюдения требований данного СТО осуществляет директор консалтинговой организации, в структуру которой входит Архив и Управление ДОУ.

5. ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5.1. Общие положения

5.1.1. Управление документацией заключается в создании условий, обеспечивающих получение и хранение необходимых документов, их быстрый поиск и доведение до ответственных лиц в установленные сроки с наименьшими затратами. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом управленческой деятельности.
5.1.2. Цель управления документами – защита и сохранение документов в качестве доказательства действий. Результатом системы управления документами является источник информации о деловой деятельности, который может поддерживать последующую деятельность и управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность настоящим и будущим заинтересованным лицам.
5.1.3. Управлению подлежат все виды документов, образующихся в деятельности организаций.
5.1.4. В организациях документы могут создаваться как на бумажных носителях, так и в электронных информационных системах – СЭД «Lotus Notes” и 1С. Электронный документ считается юридически значимым и имеющим юридическую силу только в том случае, если он подписан средствами электронной цифровой подписи (ЭЦП). Проект построения единого интегрированного информационного пространства должен реализовываться с учетом приоритета электронных документов .
5.1.5. На рабочих местах сотрудников в организациях должны храниться и использоваться только копии документов (либо заверенные копии в случае необходимости).
5.1.6. Вывод электронных документов на печать из соответствующих разделов, размножение документов, подписание документов, заверение документов печатями осуществляется централизованно в Управлении ДОУ. Исключение составляет распечатка договоров в местах прямых продаж.
5.1.7. Хранение оригиналов документов осуществляется централизованно в Архиве.

5.2. Системы документации и виды документов

5.2.1. В целях эффективного управления документами определены следующие системы документации (в скобках приведены примеры видов документов по каждой системе):