СТО СМК Закрытие периода

ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: «___»__________2013г

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

    1. Настоящий стандарт организации устанавливает требования к порядку закрытия периода для регистрации в учетной системе фактов хозяйственной жизни.

1.2 . Требования данного стандарт организации распространяются и обязательны для исполнения:

– сотрудниками консалтинговой организации, оказывающей услуги в области IT-менеджмента Управления по внедрению и сопровождению корпоративных систем (далее – Управление по внедрению) и Управления по разработке, внедрению и сопровождению информационных систем в области экономики (далее – Управление в области экономики);

– Заказчикам услуг консалтинговой организации.

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

2.1. СТО разработан с учетом требований следующих нормативных документов:

- Федерального законом РФ от 06.12.2011 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете»;

- Положением по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в РФ, утвержденным приказом Минфина РФ от 29.07.98 № 34н;

- Налогового кодекса Российской Федерации

- Стандарта организации «Инструкция по предоставлению бухгалтерской, налоговой, статистической и прочей отчетности в контролирующие органы

- Стандарта организации «Инструкция по внесению изменений в регистры учета и отчетность»

2.2. При пользовании настоящим стандартом организации целесообразно проверить действие ссылочных стандартов, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим стандартом организации следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

3.1. Термины и определения:

3.1.1. Закрытый период: период, заканчивающейся датой, после которой возможность отражение операций в регистрах учета, устанавливается настоящим СТО.

3.1.3. Информационная система: информационная система, участники электронного взаимодействия в которой составляют определенный круг лиц.

3.2. Сокращения:

ИС – информационная система;

НК РФ – Налоговый Кодекс Российской Федерации;

Управление по внедрению - Управления по внедрению и сопровождению корпоративных систем

Управление в области экономики - Управления по разработке, внедрению и сопровождению информационных систем в области экономики;

Отдел отчетности - Отдел формирования отчетности в информационных системах;

Отдел сопровождения – Отдел внедрения, сопровождения и контроля автоматизированных учетных процессов;

Отдел автоматизации – Отдел автоматизации и стандартизации учетных технологий

ПУД – первичный учетный документ;

ЕИО – единоличный исполнительный орган;

ФХЖ – факт хозяйственной жизни

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Ответственность за соблюдение требований, установленных данным стандартом организации, несут все участники процесса, упомянутые в тексте стандарта организации.

4.2. Сотрудник Управления по внедрению несет ответственность за:

– своевременное и полное предоставление отчетности Заказчикам и в государственные органы на основании предоставленной информации Заказчиком;

4.3. Заказчик несет ответственность за:

- своевременное и полное предоставление информации, необходимой для достоверного и своевременного отражения в регистрах учета фактов хозяйственной жизни.

4.4. Контроль соблюдения требований данного стандарта организации участниками процесса осуществляет руководитель Управления по внедрению, ЕИО Заказчика.

5. ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5.1. Закрытие периода производится ежемесячно в семь этапов.

5.2. Передача результатов работ по этапам между отделами фиксируется в календаре работ, создаваемом ежегодно отдельно по каждому Заказчику путем заполнения документа «Календарь работ» в учетной системе 1-С:Бухгалтерия в подсистеме «Календарь учетных работ».

5.3. Предельный срок окончания каждого этапа, ограничение прав по группам пользователей приведены в Приложении 1.

5.4. Если месяц является последним месяцем квартала или года, то закрытие периода производится с учетом особенностей, предусмотренных для таких месяцев, в Приложении 1.

6. ОПИСАНИЕ ПРОЦЕССА

6.1. Этап 1: работа без ограничения для всех пользователей, все поступающие документы отражаются в текущем месяце или предыдущем (если поступили в Отдел сопровождения в пределах трех рабочих дней с момента окончания месяца).

6.2. Этап 2: прекращается прием документов для отражения в текущем месяце, все поступающие документы подлежат отражению в месяце поступления, Отдел сопровождения и Отдел регламентных операций отрабатывает все поступившие документы до окончания 1 этапа. Ответственный сотрудник Отдела регламентных операций предоставляет ответственному сотруднику Отдела отчетности своды для выгрузки из учетной системы 1С: ЗиУП в учетную систему 1С: Бухгалтерия не позднее дня, следующего за днем окончания 2 этапа закрытия периода. Закрывается доступ для Заказчиков для регистрации в учетной системе операций предыдущими периодами.

6.3. Этап 3: перепроведение учетной системы и запуск регламентных документов Отделом отчетности. Перепроведение учетной системы проводится также каждую пятницу, начиная с третьей пятницы месяца. Права ограничены для всех пользователей.

6.4. Этап 4: проводится самоконтроль Отделом сопровождения и Отделом отчетности, изучаются итоги перепроведения учетной системы. Запускаются инструменты контроля. Указанные действия проводятся также в течение месяца, Отделом сопровождения – каждую пятницу, начиная с третьей пятницы месяца, Отделом отчетности – каждый понедельник. Вносятся исправления в регистры учета по инициативе любого Отдела, внесение исправлений производится лицом, ответственным за регистрацию факта хозяйственной жизни в учетной системе. Права без ограничения – только у Отдела отчетности.

6.5. Этап 5: производится анализ полученных результатов, внесенных исправлений, передается результат в Отдел отчетности Отделом сопровождения и Отделом регламентных операций путем присвоения в учетной системе 1-С:Бухгалтерия подсистеме «Календарь учетных работ» видам работ в этапе 4 статуса «Исполнен» в разрезе каждого Заказчика. Отдел автоматизации проводит анализ взаиморасчетов, в том числе с подотчетными лицами, анализ наличия материальных ценностей, выданных подотчет, зачеты взаимных однородных требований. Если месяц является последним месяцем года – отдел автоматизации проводит инвентаризацию дебиторской и кредиторской задолженности, отдел сопровождения - инвентаризацию имущества Заказчика.

6.6. Этап 6: Отдел отчетности приступает к подготовительным мероприятиям по подготовке отчетности, при необходимости во вкладке «Поручение» задачи по календарю учетных работ в учетной системе 1-С:Бухгалтерия создаются поручения и направляются ответственным исполнителям отдела сопровождения, отдела регламентных операций, отдела автоматизации о внесении исправлений в регистры учета.

6.7. Этап 7: если месяц является следующим, после окончания квартала, то Отдел автоматизации производит формирование, согласование, подписание резервов по сомнительным долгам, направление поручение об отражение его в учете в Отдел сопровождения последним днем квартала. В случае, если задача из учетной системы 1-С:Бухгалтерия о готовности к формированию резерва по сомнительным долгам поступает в Отдел автоматизации ранее наступление 7 этапа, сотрудник Отдела автоматизации приступает к формированию резерва по сомнительным долгам не позднее следующего дня, за днем поступления задачи. Отдел отчетности приступает к подготовке бухгалтерской (финансовой) отчетности.

7. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ, ХРАНЕНИЕ, РАССЫЛКА

7.1. Решение о внесении изменений в данный стандарт организации принимает Владелец стандарта по представлению Разработчика.

7.2. Данный стандарт организации рассылается в электронном виде посредством СЭД лицам, определенным настоящим стандартом организации.

Приложение 1

Номер этапа
Пояснения
Предельный срок
Заказчик
Отдел сопровождения
Отдел автоматизации
Отдел регламентах операций
Отдел отчетности
Служебный пользователь ИС
месяц
квартал
год
1
Работа всех участников без ограничений
0-3 рабочих дня
права без ограничения
права без ограничения
права без ограничения
права без ограничения
права без ограничения
права без ограничения
2
Обработка всей информации, поступившей до окончания 1 этапа
плюс 3 рабочих дня
ФХЖ отражаются в месяце представления ПУД
3
Запуск регламентных документов
плюс 2 рабочих дня
доступ закрыт
Перепроведение базы. Проводится каждую пятницу, начиная с 3 пятницы месяца.
права ограничены
права ограничены
права ограничены
права ограничены
4
Инструменты контроля, самоконтроль. Отдел сопровождения - каждую пятницу, начиная с 3 пятницы месяца. Отдел отчетности - каждый понедельник
плюс 1 рабочий день
только по заявке, согласованной Отделом отчетности
доступ к виду документа
только по заявке, согласованной Отделом отчетности
права без ограничения
5
Анализ полученного результата. Передача результата в Отдел отчетности
плюс 1 рабочий день
индивидуальный график
6
Исправление всех выявленных проблем. Подготовительные мероприятия по подготовке отчетности
не позднее 14 числа календарного месяца, следующего за отчетным
индивидуальный график
7
Формирование, согласование, подписание РСД
не предусмотрено
плюс 2 рабочих дня
не предусмотрено
 доступ к виду документа
Подготовка отчетности по графику
не позднее 17 числа календарного месяца, следующего за отчетным
индивидуальный график
 только по заявке, согласованной Отделом отчетности
только по заявке, согласованной Отделом отчетности