ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: «___» __________2014г

ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: «___» __________2014г

1. НАЗНАЧЕНИЕ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ

1.1. Настоящая методологическая инструкция устанавливает требования к:

1.1. Регистрации и оформлению в ИС ПУД по бизнес-процессу «Продажи по проектам»;

1.2. Сопровождению и оперативному контролю за завершением этапов бизнес-процесса «Продажи по проектам» в ИС;

1.3. Подтверждению и контролю остатков ТМЦ на транзитных складах организации.

1.2. Требования данной методологической инструкции распространяются и обязательны для исполнения Заказчиками услуг консалтинговой организации.

2. НОРМАТИВНЫЕ ССЫЛКИ

3. ПОРЯДОК РЕГИСТРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ В УС, КОНТРОЛЬ ЗАВЕРШЕНИЯ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА

3.1 Специалист организации-генерального Поставщика в день поставки товаров от контрагента регистрирует документ «Поступление товаров и услуг» в УС руководствуясь п.6 СТО СМК «Учет доходов и расходов по бизнес-процессу «Продажи по проектам»;

Действия специалиста организации-генерального Поставщика представлены в таблице №1:

Действия специалиста организации- генерального Поставщика	При наличии ПУД	При отсутствии ПУД
1.Проверка основания для регистрации документов	Проверяет наличие договора поставки и спецификации в ИС и УС со статусом «Действует»
2.Проведение экспертизы документов	Проводит экспертизу документов на поставку товаров от внешнего контрагента в соответствии с условиями договора-поставки
3.Регистрация документа «Поступление товаров и услуг» в УС	В день поставки товаров от внешнего контрагента на объект строительства регистрирует в УС документ «Поступление товаров и услуг» на основании ПУД: «Товарная накладная», «Счет-фактура полученный», с режимом	«Поступление товаров и услуг» с режимом регистрирует в соответствии с СТО МИ пользователя по работе с ПО «Продажи по проектам»
4.Регистрация документа «Реализация товаров и услуг» с видом операции «Продажи по проектам» в УС	На основании документа «Поступление товаров и услуг» на транзитный склад, регистрирует документ в УС «Реализация товаров и услуг» согласно СТО МИ пользователя по работе с ПО «Продажи по проектам»;
5.Проведение оперативного контроля при регистрации в УС документов по движению товаров	1.Контролирует остатки товаров по спецификации 2.Проверяет соответствие номенклатурного кода на товары в документе «Реализация товаров, работ, услуг» с документом «Поступление товаров и услуг» организации генерального поставщика 3.Контролирует остатки товаров на транзитном складе	1. Контролирует остатки товаров по спецификации
6.Оперативный контроль за закрытием неотфактурованных поставок		Регистрирует в УС документ «Поступление товаров и услуг» с режимом документа в соответствии со сроками СТО СМК Закрытие периода.

4. ПЕРЕДАЧА ПО РЕЕСТРУ ПУД В ДОУ И ФУНКЦИИ КОНТРОЛЯ ЗА РЕГИСТРАЦИЕЙ ПУД В ИС.

4.1 Передача ПУД в ДОУ на регистрацию в ИС

Специалист организации-генерального Поставщика ежедневно:

1) формирует реестр зарегистрированных ПУД в УС из журнала «Поступление товаров и услуг» за период (день) по:

2) распечатывает и подписывает реестр (Рис.№1);

3) передает ежедневно реестр с приложением ПУД в ДОУ;

4) ежедневно контролирует регистрацию ПУД в ИС специалистами ДОУ в соответствии с СТО СМК Управление документацией. Общие положения.

Реестр передачи документов в ДОУ №----- «» 2014г.

Периодичность действий	Действия специалиста организации	Мероприятия по результатам контроля
Еженедельно	Анализирует зарегистрированные в УС документы «Поступление товаров и услуг», с режимом	Оформляет запрос внешнему контрагенту на предоставление ПУД на поставку товаров и контролирует получение ПУД.
Ежедекадно	Формирует реестр из журнала регистрации «Поступление товаров и услуг» с признаком «без № реестра» (Рис.1) по транзитным складам за период с начала года по дату формирования отчета;	Осуществляет поиск документов от внешнего контрагента и передает по реестру в ДОУ. Контролирует регистрацию ПУД в ИС в базе ПУД (в ручную).

5. СОПРОВОЖДЕНИЕ И ЕЖЕДНЕВНЫЙ КОНТРОЛЬ ЗА ЗАВЕРШЕНИЕМ ЭТАПОВ БИЗНЕС-ПРОЦЕССА «ПРОДАЖИ ПО ПРОЕКТАМ»

Специалист организации-генерального Поставщика ежедневно получает отчет в ИС и задачи-уведомления в УС о причинах не завершения бизнес-процесса. Принимает меры по корректному завершению этапов бизнес-процесса в УС:

Этап	Сообщение	Действия специалиста организации-генерального Поставщика
Первый этап	Документ находится на согласовании/подписании у менеджера ИСП	Направляет повторно карточку ПУД менеджеру ИСП с визой о необходимости согласовать/подписать ПУД в установленный срок, либо предоставить мотивированный отказ
Второй этап	Документ находится на подписании ЭЦП у специалиста организации- генерального Поставщика	Подписывает ПУД
Отсутствует генерация документов в УС		Анализирует состояние бизнес-процесса на дату формирования отчета
	1.нет остатков товаров по спецификации	Отменяет регистрацию ФХЖ в УС
	2.конфликт блокировок	Составляет заявку в ИС в техническую поддержку. В поле заявки указывает перечень документов из УС. Контролирует исполнение заявки.

Задача-уведомление	Срок исполнения	Действия специалиста организации -генерального Поставщика
Уведомление о незавершенном бизнес- процессе	В течении отчетного месяца в соответствии с СТО СМК Закрытие периода.	1. Создает заявку в УС «Запрос на открытие доступа» для внесения изменений в регистрацию ФХЖ в УС.2.Создает заявку в УС на отмену регистрации ФХЖ в УС.3.Контролирует возврат остатков товаров на транзитный склад после отмены ФХЖ в УС 4.Регистрирует новый документ в УС.
Уведомление о просроченном документе	С 01 до 25 числа каждого месяца	1.Создает заявку в УС «Запрос на открытие доступа».2. Повторная выгрузка документа из УС в ИС при положительном результате согласования в заявке.
Уведомление о просроченном документе	С 26 до 31 числа каждого месяца	1.Создает заявку в УС на отмену регистрации ФХЖ в УС 2.Контролирует возврат остатков товаров на транзитный склад.
Уведомление об отмене проведения документа	В течении отчетного месяца	1.Контролирует возврат остатков товаров на транзитный склад, в регистры по документу «Спецификация к договору».

6. СОПРОВОЖДЕНИЕ И ЕЖЕНЕДЕЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ ГЕНЕРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ ПО БИЗНЕС-ПРОЦЕССУ «ПРОДАЖИ ПО ПРОЕКТАМ»

6.1 Еженедельно на 2-ой рабочий день формирует в программе 1С: Бухгалтерия предприятия отчеты (Рис. №3) и инструменты контроля в соответствии (Рис. №4)

Бизнес-процесс не завершен по причине	Действия специалиста организации
	На дату формирования ИК	На дату согласно регламента п.6.1 СТО СМК Закрытие периода.
- не хватает остатков товаров по спецификации, -не хватает остатков товаров на транзитном складе;	- выявляет причину:1) программная ошибка: -оформляет в ИС заявку специалисту технической поддержки;- контролирует исполнение заявки;2) ошибка при регистрации документа в УС в спецификации: - оформляют в УС «Заявку на открытие доступа и согласовывает с главным бухгалтером консалтинговой организации;при положительном согласовании вносят исправления УСв регистрацию ФХЖ.	- оформляет заявку в ИС и направляет специалисту отдела Сопровождения согласно п. 6.2 СТО, руководствуясь СТО СМК МИ «О порядке отмены регистрации факта хозяйственной жизни в информационной базе.
Транзакция в УС
Закрытый период	Оформляет заявку в ИС, направляет специалисту отдела Сопровождения согласно п. 6.2 СТО, руководствуясь СТО СМК МИ «О порядке отмены регистрации факта хозяйственной жизни в информационной базе.

7. СОПРОВОЖДЕНИЕ И ЕЖЕМЕСЯЧНЫЙ КОНТРОЛЬ ЗА БИЗНЕС-ПРОЦЕССОМ «ПРОДАЖИ ПО ПРОЕКТАМ»

7.1. Управляющий организации-генерального Поставщика/ответственное лицо организации-Поставщика ежемесячно (в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным):

- «Реализация товаров и услуг «с видом операции «Продажи по проектам» не подтвержденная по БУ;

7.1.2 рассматривает в течении трех рабочих дней устраняет замечания и уведомляет специалиста отдела Сопровождения об исполнении заявки.

8. ПОРЯДОК ИСПРАВЛЕНИЯ В УС ОШИБОК ПРИ РЕГИСТРАЦИИ ФХЖ

8.1 Специалист организации-генерального Поставщика при получении через ИС от специалиста отдела Сопровождения карточку ПУД со статусом «На доработке» изучает рекомендации по исправлению ошибок (Рис.5):

8.1.1 В открытом периоде, до 5 числа месяца, следующего за отчетным, создает заявку «Запрос на открытие доступа» в УС (Рис.6), указывает срок открытия и выбирает документ из журнала документов (Рис.7),указывает причину открытия доступа из справочника (Рис.8) направляет заявку на согласование главному бухгалтеру (Рис.9), при положительном согласовании вносит изменения в УС в документ самостоятельно, сообщает об исполнении специалисту отдела Сопровождения в карточке ПУД.

8.1.2 В закрытом периоде создает заявку через ИС (Рис.№10) направляет в работу ответственному специалисту отдела Сопровождения, контролирует выполнение заявки, проверяет результат, подтверждает исполнение заявки.

Специалист организации-генерального Поставщика при самостоятельном обнаружении ошибок при регистрации документов по движению товаров в УС (Таблица №6), создает заявку в ИС в базе «Заявки ООО БИК» с наименованием услуги «Регистрация в ИС незавершенного АУП» (Рис.№11)

Перечень ошибок при регистрации в УС документов по движению товаров:

Наименование ошибки	Описание ошибок
Ошибка при регистрации ФХЖ в табличной части документа	в номенклатуре товара
	в количестве товара
	в наименовании склада покупателя
	№ договора с контрагентом
	наименование контрагента
Ошибка при регистрации ПУД в ИС	создание двойной карточки ПУД по одному ПУД от контрагента
Ошибочная регистрация документа в УС	ошибочная регистрация документа при отсутствии ФХЖ

Специалист организации-генерального Поставщика направляет заявку на согласование ответственному лицу организации-генерального Поставщика. При получении положительной визы, направляет заявку на исполнение специалисту отдела Сопровождения с приложением документов-оснований для исправления/отмены в регистрации ФХЖ в УС (Рис№11

Специалист организации-генерального Поставщика контролирует исполнение заявки специалистом отдела Сопровождения, направляет заявку с визой «Исполнено» ответственному лицу организации- генерального Поставщика для присвоения заявки статуса