СТО СМК Порядок учета ТМЦ на объекте строительства

Челябинск

2017

1.1. Настоящий Стандарт организации (далее – СТО) устанавливает порядок регистрации поступления и движения ТМЦ на объекте строительства (далее – учет ТМЦ).

1.2. Требования настоящего СТО обязательны для применения:

– сотрудниками организации, выполняющей учет ТМЦ в соответствии с СТД СМК 003-2011 Договору оказания услуг по учету за движением и хранением ТМЦ, (далее – Охранная организация);

– сотрудниками организации-подрядчика, оказывающей услуги строительного подряда на объектах строительства (далее – Подрядная организация);

– сотрудниками организации, являющейся Заказчиком услуг учета ТМЦ (далее – Заказчик).

2.1. СТО разработан с учетом требований следующих нормативных документов:

– СТО СМК 70.22.11 Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов;

– СТО СМК Управление договорами;

- СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения.

2.2. При пользовании настоящим СТО целесообразно проверить действие ссылочных стандартов, указанных в нем. Если ссылочный документ заменен (изменен), то при пользовании настоящим СТО следует руководствоваться замененным (измененным) стандартом. Если ссылочный документ отменен без замены, то положение, в котором дана ссылка на него, применяется в части, не затрагивающей эту ссылку.

3.1.1. товарно-материальные ценности: Статистический показатель, отражающий на определенную дату стоимость товарно-материальных ценностей, в состав которых входят производственные запасы, незавершенное производство, остатки готовой продукции.

3.1.2. товарно-транспортная накладная: Документ учета движения товарно-материальных ценностей; составляется грузоотправителем для каждого грузополучателя отдельно на каждую поставку.

3.1.3 уполномоченное лицо: Лицо, наделенное официальными полномочиями управления, совершения определенных действий.

ЕИО – Единоличный исполнительный орган;

ЖУ – Журнал учета за движением ТМЦ;

ИС – информационная система

ТМЦ – Товарно-материальные ценности;

ТТН – Товарно-транспортная накладная.

4.1. Ответственность за соблюдение требований, установленных настоящим СТО, несут участники процесса согласно п.1.2. в рамках СТД СМК 003-2011 Договора оказания услуг по учету за движением и хранением ТМЦ (далее – Договор).

4.2. Контроль над соблюдением требований настоящего СТО в пределах своего участия осуществляют ЕИО организаций, указанных в п.1.2.

5.1. Осуществление учета ТМЦ, поступающих на объект строительства осуществляется на основании Договора.

5.2. Целями настоящего СТО являются:

− установление порядка осуществления входного контроля за количеством поступающих ТМЦ на объект строительства;

Этап включает в себя заключение Договора между Охранной организацией и Заказчиком, заведение ЖУ за движением ТМЦ и описание условий применения ЖУ за движением ТМЦ участниками процесса.

Этап включает в себя описание действий сотрудников Охранной организации при осуществлении учета физических лиц и транспортных средств, прибывающих на объект строительства.

Этап включает в себя описание действий уполномоченных лиц Заказчика, Охранной организации и Подрядной организации при поступлении ТМЦ на объект строительства.

Этап включает в себя описание действий уполномоченных лиц Заказчика, Охранной организации и Подрядной организации для целей учета, и контроля за количеством ТМЦ, поступающих на объект строительства.

Этап включает в себя описание действий уполномоченных лиц Заказчика, Охранной организации и Подрядной организации при необходимости использования оборудования и иных ТМЦ, принадлежащих подрядной организации, для выполнения работ на объекте.

Этап включает в себя описание действий уполномоченных лиц Заказчика, Охранной организации и Подрядной организации при ввозе на объект оборудования и ТМЦ, принадлежащих организации, оказывающей услуги по сдаче в аренду оборудования и инструментов для выполнения работ ан объекте.

Этап включает в себя описание действий уполномоченных лиц Заказчика, Охранной организации и Подрядной организации при ввозе на объект оборудования и ТМЦ необходимых для обеспечения работоспособности инструментов и оборудования на объекте.

5.4. В случаях прибытия транспортных средств с ТМЦ в период с 17:00 до 8:00, а также в выходные дни, для оперативной связи учетчик связывается с Дежурным Охранной организации по всем вопросам. Дежурный оперативно передает информацию Старшему специалисту.

6.1.1. ЕИО Охранной организации (или представитель Охранной организации, уполномоченный на заключение Договора) после заключения Договора с Заказчиком уведомляет Специалиста Охранной организации, осуществляющего взаимодействие с представителями Заказчика (далее – Старший специалист), о заключенном договоре, его условиях.

6.1.2. Старший специалист контролирует предоставление менеджером ИСП информации и данных в соответствии с п. 2.2.1. СТО УП «Требования к процессу организации учета наличия и движения ТМЦ и работников на строительной площадке», а именно:

- перечня юридических и физических лиц, транспортных средств с указанием ФИО их владельцев, которым необходимо предоставить право доступа на строительную площадку с указанием их контактной информации и объектов (к которым им необходимо предоставить доступ), в т.ч. участников команды ИСП и Контрагентов с перечнем их сотрудников, непосредственно участвующих в реализации ИСП на строительной площадке;

- доверенность на право получения/отгрузки ТМЦ на представителя Заказчика;

- доверенность на право получения/отгрузки ТМЦ на представителя ген.поставщика.

6.1.3. О фактах не предоставления данных и информации Старший специалист докладывает на ежедневных селекторных совещаниях с участием ЕИО Заказчика и менеджера ИСП, регулярно до получения всех необходимых данных.

6.1.4 Сотрудник Охранной организации, осуществляющий обеспечение оснащения учетчиков на объектах всем необходимым для оказания услуг по Договору (далее – Инспектор), оформляет журнал учета по форме СТО СМК Форма документа «Журнал учета за движением ТМЦ» (далее – ЖУ) в соответствии с правилами по заведению ЖУ:

- ЖУ присваивается номер уполномоченным лицом Охранной организации;

- ЖУ должен быть прошит, пронумерован и удостоверен печатью уполномоченного лица Охранной организации;

- На последней странице ЖУ размещаются правила ведения ЖУ.

Не позднее одного рабочего дня передает ЖУ учетчикам на объект.

6.1.5. Инспектор осуществляет мероприятия для обеспечения учетчиков на объекте автоматизированным рабочим местом, в том числе персональным компьютером, МФУ и любым устройством, позволяющим осуществлять фото фиксацию (смартфон, фотоаппарат), обеспечения постоянного доступа к ИС, необходимым для обеспечения эффективной работы учетчиков.

6.1.6. ЖУ за движением ТМЦ используется учетчиком для учета за движением ТМЦ, поступающих на объект строительства, в период действия Договора. Записи производятся учетчиком по мере поступления ТМЦ на основании сопроводительных товарно-транспортных документов, приходных ордеров, актов о приеме визуального контроля.

6.1.7. После размещении на объекте учетчики регулярно контролируют выполнения менеджером ИСП требований по оборудованию строительной площадки, согласно п. 2.1.2 СТО УП «Требования к процессу организации учета наличия и движения ТМЦ и работников на строительной площадке», а именно:

- наличие ограждения периметра строительной площадке сплошным капитальным забором, полностью ограничивающим несанкционированный доступ на строительную площадку и с возможностью установки проволочного ограждении типа «Егоза»;

- наличие оборудованного въездными воротами согласно ППР въезда на территорию строительной площадки;

- наличие освещения в ночное время периметра строительной площадки, входных групп многоквартирного объекта капитального строительства, мест общего пользования внутри объекта капитального строительства после выполнения всех работ по устройству несущих конструкций выше отм. 0.000.

- наличие системы видеонаблюдения, которая позволяет круглосуточно вести качественную видеозапись всего происходящего как по периметру, так и непосредственно на всей территории строительной площадки.

О фактах не отсутствия выполнения менеджером ИСП требований по оборудованию строительной площадки Старший специалист докладывает на ежедневных селекторных совещаниях с участием ЕИО Заказчика и менеджера ИСП, регулярно выполнения требований.

6.2.1. Учетчик допускает на объект строительства только лиц и транспортные средства, указанные в перечне юридических и физических лиц, транспортных средств, представляемом менеджером ИСП в соответствии с п. 6.1.2. настоящего СТО. Лица, не указанные в данном перечне, на объект строительства не допускаются.

6.2.2. Ежедневно учетчик осуществляет учет и регистрацию ФЛ, проходящих на объект строительства.

6.2.3. В целях установления личности и для обеспечения учета учетчик запрашивает у ФЛ, проходящих на объект, паспорт, водительское удостоверение или иной документ, подтверждающий личность.

6.2.4. Учетчик проверяет наличие сведений о ФЛ, проходящем на объект, в перечне, предоставленном менеджером ИСП. В случае отсутствия сведений о ФЛ, такое ФЛ не допускается на объект строительства до получения отдельного распоряжения от Старшего специалиста.

6.2.5. Информацию о всех ФЛ, проходящих на объект, учетчик фиксирует в Журнале учета прихода-ухода сотрудников по форме СТО СМК Форма документа «Журнал учета прихода-ухода сотрудников». В рамках электронного документа, созданного в ИС в разделе Канцелярия/Электронная почта в формате «письмо». В случае отсутствия доступа в нее в бумажном формате, с дальнейшим перенесением информации в электронный документ в ИС.

6.2.6. Учетчик направляет электронный документ в адрес Дежурного Охранной организации (далее – дежурный) для контроля наличия информации о ФЛ в базе ФЛ, размещенной в сети Интернет по адресу: http://fiz-cat.ru/FizFaces/FLica.aspx. В случае отсутствия информации о ФЛ в базе, дежурный обеспечивает размещение информации в течение одного дня с момента получения электронного документа.

6.3.1. При поступлении ТМЦ на объект строительства учетчик осуществляет фото фиксацию транспортного средства, определяет уполномоченное лицо Заказчика согласно сопроводительных документов, прилагаемых к ТМЦ (ТТН, счет-фактура), оповещает менеджера ИСП посредством телефонной связи о прибытии на объект транспортного средства с ТМЦ незамедлительно после прибытия транспортного средства на объект.

6.3.2. Учетчик контролирует наличие сопроводительных документов ТМЦ, а именно:

- товарная накладная;

- товарно-транспортная накладная;

- или универсальный передаточный документ по форме СТО СМК Форма документа «Универсальный передаточный документ», заменяющий товарно-транспортную накладную и счет-фактуру.

6.3.3. В случае, если транспортное средство доставило ТМЦ без указанных документов, учетчик не пропускает такое транспортное средство для выгрузки. Посредством телефонной связи сообщает менеджеру ИСП о данном факте, а также Старшему специалисту.

6.3.4.Выгрузка ТМЦ, доставленных на объект строительства без сопроводительных документов возможна в случае согласования такой поставки Советом директоров Заказчика. В этом случае менеджер ИСП должен предоставить Старшему специалисту информацию о полученном согласовании Совета директоров в рамках ИС, а старший специалист – оперативно уведомить учетчика о возможности выгрузки ТМЦ, прибывших на объект строительства без сопроводительной документации.

6.3.5. По результатам выгрузки ТМЦ, прибывших ан объект без сопроводительной документации, менеджер ИСП готовит Акт приема-передачи ТМЦ с указанием принятых ТМЦ, и наименованием поставщика, визирует такой акт от лица Заказчика и получает подпись представителя поставщика, доставившего ТМЦ на объект. Акт приема-передачи ТМЦ сканируется учетчиком и прилагается в электронный документ в ИС.

6.3.6. Проезд транспортного средства через пропускной пункт Охранной организации возможет только в присутствии менеджера ИСП, который проверяет адресность поставки ТМЦ, согласно сопроводительных документов и потребности.

В случае отсутствия менеджера ИСП на объекте строительства и невозможности его присутствия при выгрузке ТМЦ, транспортное средство не допускается на объект строительства, выгрузка ТМЦ не осуществляется до прибытия менеджера ИСП.

6.3.7. После проверки менеджером ИСП сопроводительных документов транспортное средство прибывает к месту выгрузки согласно Проекту организации строительства.

6.4.1. В процессе выгрузки ТМЦ менеджер ИСП должен обеспечить присутствие представителя подрядной организации для проведения входного контроля.

6.4.2. По завершению выгрузки ТМЦ менеджер ИСП визирует сопроводительные документы по поставке ТМЦ.

6.4.3. Транспортное средство, после завершения выгрузки ТМЦ, направляется на КПП с документацией, завизированной менеджером ИСП. Учетчик сканирует документы с визой менеджера ИСП, прилагает в ИС, направляет в адрес ЕИО Охранной организации, Старшего специалиста, а также осуществляет визуальный контроль и фото фиксацию транспортного средства. Учетчик заполняет ЖУ.

6.4.4. Информация, полученная по результатам заполнения ЖУ, Журнала учета прихода-ухода сотрудников, а также сканированные копии сопроводительных документов ТМЦ и фото фиксация поставок прилагаются в электронный документ в ИС.

6.4.5. При выезде транспортного средства со строительной площадки, учетчик контролирует что осуществлена приемка ТМЦ лицом уполномоченным на осуществление такой приемки, подписаны сопроводительные документы, отгрузка проведена согласно сопроводительных документов и (или письма в ИС).

6.4.6. Учетчик сканирует сопроводительные документы, подписанные уполномоченным лицом, прилагает сканы в электронный документ в ИС.

6.5.1. При необходимости использования в ходе выполнения работ на объекте строительства инструментов, оборудования и прочих ТМЦ, принадлежащих подрядной организации, уполномоченный представитель Заказчика должен уведомить Старшего специалиста в рамках электронного письма в ИС о такой необходимости, указать наименование подрядной организации, ФИО и должность уполномоченного представителя подрядной организации, период выполнения работ, точный перечень (по возможности, с указанием наименования ТМЦ, их характеристик и необходимого описания) ТМЦ.

6.5.2. Старший специалист предает информацию учетчику.

6.5.3. При поступлении на КПП подрядной организации с принадлежащими этой организации ТМЦ, учетчик проводит фото фиксацию ТМЦ, а также регистрирует факт поступления ТМЦ в ЖУ, при этом в графе «Примечания» оставляет отметку о том, что ТМЦ принадлежат подрядной организации, ФИО уполномоченного представителя подрядной организации, срок вывоза ТМЦ с объекта.

6.5.4. При выезде транспортного средства со строительной площадки, учетчик контролирует что осуществлена приемка ТМЦ лицом уполномоченным на осуществление такой приемки, подписаны сопроводительные документы, отгрузка проведена согласно сопроводительных документов и (или письма в ИС).

6.6.1. Для провоза через КПП на приобъектный склад ТМЦ, принадлежащих организации, оказывающей услуги по сдаче в аренду оборудования и инструментов, уполномоченный представитель такой организации уведомляет Старшего специалиста посредством электронного письма в ИС, прилагает перечень ТМЦ, перемещаемых на объект, ФИО и должность ответственного представителя организации, оказывающей услуги по сдаче в аренду оборудования и инструментов, который осуществит доставку ТМЦ на объект, а также прилагает ссылку на ПУД в ИС, содержащий сведения о передаче указанных ТМЦ – акт приема-передачи по форме Акт приема-передачи средств малой механизации в прокат.

6.6.2. Старший специалист передает информацию учетчику.

6.6.3. По факту прибытия на объект ТМЦ, принадлежащих организации, оказывающей услуги по сдаче в аренду оборудования и инструментов, учетчик осуществляет фото фиксацию, контролирует соответствие фактически доставленных на объект ТМЦ с перечнем ТМЦ прилагаемом в ПУД, заполняет ЖУ, заполняет графу «Примечания» информацией о владельце ТМЦ.

6.6.4. При выезде транспортного средства со строительной площадки, учетчик контролирует что осуществлена приемка ТМЦ лицом уполномоченным на осуществление такой приемки, подписаны сопроводительные документы, отгрузка проведена согласно сопроводительных документов и (или письма в ИС).

6.7.1. При необходимости поставки на объект ТМЦ, необходимых для обеспечения работоспособности инструментов и оборудования, таких как топливо для заправки оборудования и агрегатов, запасные части для ремонта оборудования и т.п. ТМЦ, менеджер ИСП создает электронный документ в ИС с указанием такой необходимости, указывает марку и государственный номер транспортного средства, осуществляющего поставку, наименование подрядной организации, а также ФИО, должность и контактный номер телефона ответственного представителя подрядной организации, направляет такой электронный документ в адрес Старшего специалиста.

6.7.2. Старший специалист передает информацию учетчику.

6.7.3. В случае если при поставке таких ТМЦ прилагаются сопроводительная документация, процедура учета осуществляется в соответствии с п. 6.4. настоящего СТО.

6.7.3. В случае если при поставке таких ТМЦ сопроводительная документация не прилагается, учетчик осуществляет фото фиксацию по прибытию транспортного средства, регистрирует поставку ТМЦ в ЖУ.

6.7.4. При выезде транспортного средства со строительной площадки, учетчик контролирует что осуществлена приемка ТМЦ лицом уполномоченным на осуществление такой приемки, подписаны сопроводительные документы, отгрузка проведена согласно сопроводительных документов и (или письма в ИС).

6.7.5. Учетчик осматривает транспортное средство на предмет вывоза ТМЦ со строительной площадки.

7.1. Решение о внесении изменений в данный СТО принимает Владелец стандартов по представлению Управляющего проектом по стандартизации и Разработчика. Внесение изменений в данный СТО производится в порядке, установленном в СТО СМК 70.22.11 Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов (с изменениями № 1).

7.2. Контрольный экземпляр СТО хранится в ИС в БД «Стандарты».

7.3. Данный СТО рассылается в электронном виде посредством ИС участникам системы стандартизации.