СТО СМК 82.19.13 Положение о защите, хранении, обработке персональных данных
| РАЗРАБОТАН И ВВЕДЕН ВПЕРВЫЕДАТА ВВЕДЕНИЯ В ДЕЙСТВИЕ: "25" июнь 2018 г. |
1. ЦЕЛЬ И ОБЛАСТЬ ПРИМЕНЕНИЯ
1.1. Настоящее Положение об обработке персональных данных (далее — Положение) разработано в соответствии с Конституцией Российской Федерации, Гражданским кодексом Российской Федерации, Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации", Федеральным законом от 27.07.2016 г. № 152-ФЗ "О персональных данных", иными федеральными законами.
1.2. Цель разработки Положения — определение порядка обработки и защиты персональных данных всех Потребителей Организации, данные которых подлежат обработке, на основании полномочий оператора; обеспечение защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, а также установление ответственности должностных лиц, имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.
1.3 Требования настоящего СТО обязательны для исполнения персоналом Организации, оказывающей услуги теплоснабжения.
2. НОРМАТИВНАЯ БАЗА
Настоящий документ разработан на основании и в соответствии с требованиями следующих документов:
2.1. Конституция Российской Федерации
2.2. Гражданский кодекс Российской Федерации
2.3. Федеральным законом от 27.07.2006 г. 152-ФЗ "О персональных данных"
2.4 Федеральный закон от 27.07.2006 N 149-ФЗ "Об информации, информационных технологиях и о защите информации"
2.5. СТО СМК 70.22.11 «Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов».
3. ТЕРМИНЫ, ОПРЕДЕЛЕНИЯ И СОКРАЩЕНИЯ
3.1. Персональные данные - любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).
3.2. Оператор - государственный орган, муниципальный орган, юридическое или физическое лицо, самостоятельно или совместно с другими лицами организующие и (или) осуществляющие обработку персональных данных, а также определяющие цели обработки персональных данных, состав персональных данных, подлежащих обработке, действия (операции), совершаемые с персональными данными. В рамках настоящего Положения Оператором признается Организация, оказывающей услуги теплоснабжения (далее – «Организация»).
3.3. Обработка персональных данных - любое действие (операция) или совокупность действий (операций), совершаемых с использованием средств автоматизации или без использования таких средств с персональными данными, включая сбор, запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передачу (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.
3.4 Автоматизированная обработка персональных данных - обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
3.5 Распространение персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.
3.6 Предоставление персональных данных - действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.
3.7 Блокирование персональных данных - временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).
3.8 Уничтожение персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
3.9 Обезличивание персональных данных - действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
3.10 Информационная система персональных данных - совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
3.11. Конфиденциальность персональных данных — обязательное для соблюдения назначенного ответственного лица, получившего доступ к персональным данным, требование не допускать их распространения без согласия субъекта или иного законного основания.
3.12. Использование персональных данных — действия (операции) с персональными данными, совершаемые в целях принятия решений или совершения иных действий, порождающих юридические последствия в отношении субъектов персональных данных либо иным образом затрагивающих их права и свободы или права и свободы других лиц.
3.13. Общедоступные персональные данные — персональные данные, доступ неограниченного круга лиц к которым предоставлен с согласия субъекта или на которые в соответствии с федеральными законами не распространяется требование соблюдения конфиденциальности.
3.14. Информация — сведения (сообщения, данные) независимо от формы их представления.
3.15. Потребитель (субъект персональных данных) - физическое лицо, потребитель услуг Организации.
4. СОСТАВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ И ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ОБРБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ (ДОГОВОР)
4.1. В состав персональных данных Потребителей, в том числе входят:
Фамилия, имя, отчество.
Год рождения.
Месяц рождения.
Дата рождения.
Место рождения.
Семейное положение.
ИНН, СНИЛС.
Адрес электронной почты.
Номер телефона (домашний, сотовый).
4.2. В Организации могут создаваться (создаются, собираются) и хранятся следующие документы и сведения, в том числе в электронном виде, содержащие данные о Потребителях:
4.2.1. Копии документов, удостоверяющих личность, а также иных документов, предоставляемых Потребителем, и содержащих персональные данные.
4.2.2. Договор (публичная оферта).
4.2.3 Заявления, обращения, письма Потребителей в Организацию.
4.2.4. Данные по оплатам коммунальных услуг, содержащие платежные и иные реквизиты Потребителя.
4.2.5. Записи телефонных переговоров и электронная переписка
4.2.6. Формы документов (в том числе электронные): акты опломбировки индивидуальных приборов учета или вводных вентилей, акты осмотра, акты снятия контрольных показаний.
5. СБОР, ОБРАБОТКА И ЗАЩИТА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
5.1. Порядок получения (сбора) персональных данных:
5.1.1. Все персональные данные Потребителя следует получать у него лично, кроме случаев, определенных в п. 5.1.5 настоящего Положения и иных случаях, предусмотренных законами РФ.
5.1.2. Согласие субъекта на обработку персональных данных действует в течение всего срока действия договора.
5.1.3. Если персональные данные Потребителя возможно получить только у третьей стороны, Потребитель должен быть уведомлен об этом заранее и от него должно быть получено письменное согласие. Третье лицо, предоставляющее персональные данные Потребителя, должно обладать согласием субъекта на передачу персональных данных Организации. Организация обязана получить подтверждение от третьего лица, передающего персональные данные Потребителя о том, что персональные данные передаются с его согласия. Организация обязана при взаимодействии с третьими лицами заключить с ними соглашение о конфиденциальности информации, касающейся персональных данных Потребителей.
5.1.4. Организация обязана сообщить Потребителю о целях, предполагаемых источниках и способах получения персональных данных, а также о характере подлежащих получению персональных данных и последствиях отказа Потребителя дать письменное согласие на их получение.
5.1.5. Обработка персональных данных Потребителей без их согласия осуществляется в следующих случаях:
5.1.5.1. Персональные данные являются общедоступными.
5.1.5.2. По требованию полномочных государственных органов в случаях, предусмотренных федеральным законом.
5.1.5.3. Обработка персональных данных осуществляется на основании федерального закона, устанавливающего ее цель, условия получения персональных данных и круг субъектов, персональные данные которых подлежат обработке, а также определяющего полномочия оператора.
5.1.5.4. Обработка персональных данных осуществляется в целях заключения и исполнения договора, одной из сторон которого является субъект персональных данных-Потребитель.
5.1.5.5. Обработка персональных данных осуществляется для статистических целей при условии обязательного обезличивания персональных данных.
5.1.5.6. В иных случаях, предусмотренных законом.
5.1.6. Организация не имеет права получать и обрабатывать персональные данные Потребителя о его расовой, национальной принадлежности, политических взглядах, религиозных или философских убеждениях, состоянии здоровья, интимной жизни.
5.2. Порядок обработки персональных данных:
5.2.1. Субъект персональных данных предоставляет Организации достоверные сведения о себе.
5.2.2. К обработке персональных данных Потребителей могут иметь доступ только сотрудники Организации, допущенные к работе с персональными данными Потребителя и подписавшие Соглашение о неразглашении персональных данных Потребителя.
5.2.3. Право доступа к персональным данным Потребителя в Организации имеют:
•Руководитель Организации;
•Работники, ответственные за ведение операционной работы.
•Работники юридической службы.
•Работники ИТ.
•Работники службы документационного обеспечения.
•Потребитель, как субъект персональных данных.
5.2.3.1. Поименный перечень сотрудников Организации, имеющих доступ к персональным данным Потребителей, определяется приказом Руководителя Организации.
5.2.4. Обработка персональных данных Потребителя может осуществляться исключительно в целях установленных Положением и соблюдения законов и иных нормативных правовых актов РФ.
5.2.5. При определении объема и содержания, обрабатываемых персональных данных Организация руководствоваться Конституцией Российской Федерации, законом о персональных данных, и иными федеральными законами;
5.3.1. Под защитой персональных данных Потребителя понимается комплекс мер (организационно-распорядительных, технических, юридических), направленных на предотвращение неправомерного или случайного доступа к ним, уничтожения, изменения, блокирования, копирования, распространения персональных данных субъектов, а также от иных неправомерных действий.
5.3.2. Защита персональных данных Потребителя осуществляется за счёт Организации в порядке, установленном федеральным законом РФ.
5.3.3. Организация при защите персональных данных Потребителей принимает все необходимые организационно-распорядительные, юридические и технические меры, в том числе:
•Антивирусная защита.
•Анализ защищённости.
•Обнаружение и предотвращение вторжений.
•Управления доступом.
•Регистрация и учет.
•Обеспечение целостности.
•Организация нормативно-методических локальных актов, регулирующих защиту персональных данных.
5.3.4. Общую организацию защиты персональных данных Потребителей осуществляет Руководитель Организации.
5.3.5. Доступ к персональным данным Потребителя имеют сотрудники Организации, которым персональные данные необходимы в связи с исполнением ими трудовых обязанностей.
5.3.6. Процедура оформления доступа к персональным данным Потребителя включает в себя:
•Ознакомление сотрудника под роспись с настоящим Положением. При наличии иных нормативных актов (приказы, распоряжения, инструкции и т.п.), регулирующих обработку и защиту персональных данных Потребителя, с данными актами также производится ознакомление под роспись.
•Истребование с сотрудника письменного обязательства о соблюдении конфиденциальности персональных данных Потребителей и соблюдении правил их обработки в соответствии с внутренними локальными актами Организации, регулирующих вопросы обеспечения безопасности конфиденциальной информации.
5.3.7. Сотрудник Организации, имеющий доступ к персональным данным Потребителей в связи с исполнением трудовых обязанностей:
•Обеспечивает хранение информации, содержащей персональные данные Потребителя, исключающее доступ к ним третьих лиц.
•В отсутствие сотрудника на его рабочем месте не должно быть документов, содержащих персональные данные Потребителей.
•При уходе в отпуск, во время служебной командировки и в иных случаях длительного отсутствия сотрудника на своем рабочем месте, он обязан передать документы и иные носители, содержащие персональные данные Потребителей лицу, на которое локальным актом Общества (приказом, распоряжением) будет возложено исполнение его трудовых обязанностей.
•В случае если такое лицо не назначено, то документы и иные носители, содержащие персональные данные Потребителей, передаются другому сотруднику, имеющему доступ к персональным данным Потребителей по указанию руководителя Организации.
•При увольнении сотрудника, имеющего доступ к персональным данным Потребителей, документы и иные носители, содержащие персональные данные Потребителей, передаются другому сотруднику, имеющему доступ к персональным данным Потребителей по указанию руководителя Организации.
•В целях выполнения порученного задания и на основании служебной записки с положительной резолюцией руководителя Организации, доступ к персональным данным Потребителя может быть предоставлен иному сотруднику. Допуск к персональным данным Потребителя других сотрудников Организации, не имеющих надлежащим образом оформленного доступа, запрещается.
5.3.9. Менеджер по кадровой работе обеспечивает:
•Ознакомление сотрудников под роспись с настоящим Положением.
•Истребование с сотрудников письменного обязательства (соглашение) о соблюдении конфиденциальности персональных данных Потребителя и соблюдении правил их обработки.
•Общий контроль за соблюдением сотрудниками мер по защите персональных данных Потребителя.
5.3.10. Защита персональных данных Потребителей, хранящихся в электронных базах данных Организации, от несанкционированного доступа, искажения и уничтожения информации, а также от иных неправомерных действий, обеспечивается Системным администратором.
5.4. Защита персональных данных:
5.4.1. Персональные данные Потребителей в электронном виде хранятся в локальной компьютерной сети Организации, в электронных папках и файлах в персональных компьютерах руководителя Организации и сотрудников, допущенных к обработке персональных данных Потребителей.
5.4.2. Документы, содержащие персональные данные Потребителей на бумажных носителях, хранятся в запирающихся шкафах, обеспечивающих защиту от несанкционированного доступа. В конце рабочего дня все документы, содержащие персональные данные Потребителей, помещаются в шкафы, обеспечивающие защиту от несанкционированного доступа.
5.4.3. Защита доступа к электронным базам данных, содержащим персональные данные Потребителей, обеспечивается:
•Использованием лицензированных антивирусных и антихакерских программ, не допускающих несанкционированный вход в локальную сеть Организации.
•Разграничением прав доступа с использованием учетной записи.
•Двух ступенчатой системой паролей: на уровне локальной компьютерной сети и на уровне баз данных. Пароли устанавливаются Системным администратором Организации и сообщаются индивидуально сотрудникам, имеющим доступ к персональным данным Потребителей.
5.4.3.1. Несанкционированный вход в ПК, в которых содержатся персональные данные Потребителей, блокируется паролем, который устанавливается Системным администратором и не подлежит разглашению.
5.4.3.2. Все электронные папки и файлы, содержащие персональные данные Потребителей, защищаются паролем, который устанавливается ответственным за ПК сотрудником Организации и сообщается Системному администратору.
5.4.3.3. Изменение паролей Системным администратором осуществляется не реже 1 раза в 3 месяца.
5.4.4. Копировать и делать выписки персональных данных Потребителя разрешается исключительно в служебных целях.
5.4.5. Ответы на письменные запросы других организаций и учреждений о персональных данных Потребителей даются только с письменного согласия самого Потребителя, если иное не установлено законодательством. Ответы оформляются в письменном виде, на бланке Организации, и в том объеме, который позволяет не разглашать излишний объем персональных данных Потребителя.
6. БЛОКИРОВКА, ОБЕЗЛИЧИВАНИЕ, УНИЧТОЖЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
6.1. Порядок блокировки и разблокировки персональных данных:
6.1.1. Блокировка персональных данных Потребителей осуществляется с письменного заявления Потребителя.
6.1.2. Блокировка персональных данных подразумевает:
6.1.2.1. Запрет редактирования персональных данных.
6.1.2.2. Запрет распространения персональных данных любыми средствами (e-mail, сотовая связь, материальные носители).
6.1.2.3. Запрет использования персональных данных в массовых рассылках (sms, e-mail, почта).
6.1.2.4. Изъятие бумажных документов, относящихся к Потребителю и содержащих его персональные данные из внутреннего документооборота Организации и запрет их использования.
6.1.3. Блокировка персональных данных Потребителя может быть временно снята, если это требуется для соблюдения законодательства РФ.
6.1.4. Разблокировка персональных данных Потребителя осуществляется с его письменного согласия (при наличии необходимости получения согласия) или заявления Потребителя.
6.1.5. Повторное согласие Потребителя на обработку его персональных данных (при необходимости его получения) влечет разблокирование его персональных данных.
6.2. Порядок обезличивания и уничтожения персональных данных:
6.2.1. Обезличивание персональных данных Потребителя происходит по письменному заявлению Потребителя, при условии, что все договорные отношения завершены.
6.2.2. При обезличивании персональные данные в информационных системах заменяются набором символов, по которому невозможно определить принадлежность персональных данных к конкретному Потребителю.
6.2.3. Бумажные носители документов при обезличивании персональных данных уничтожаются.
6.2.5. Организация обязана обеспечить конфиденциальность в отношении персональных данных при необходимости проведения испытаний информационных систем на территории разработчика и произвести обезличивание персональных данных в передаваемых разработчику информационных системах.
6.2.6. Уничтожение персональных данных Потребителя подразумевает прекращение какого-либо доступа к персональным данным Потребителя.
6.2.7. При уничтожении персональных данных Потребителя работники Организации не могут получить доступ к персональным данным субъекта в информационных системах.
6.2.8. Бумажные носители документов при уничтожении персональных данных уничтожаются, персональные данные в информационных системах обезличиваются. Персональные данные восстановлению не подлежат.
6.2.9. Операция уничтожения персональных данных необратима.
6.2.10. Срок, после которого возможна операция уничтожения персональных данных Потребителя определяется окончанием срока указанным в пункте 7.3 настоящего Положения.
7. ПЕРЕДАЧА И ХРАНЕНИЕ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
7.1. Передача персональных данных:
7.1.1. Под передачей персональных данных субъекта понимается распространение информации по каналам связи и на материальных носителях.
7.1.2. При передаче персональных данных работники Организации должны соблюдать следующие требования:
7.1.2.1. Не сообщать персональные данные Потребителя третьей стороне без письменного согласия Потребителя, за исключением случаев, установленных федеральным законом РФ или настоящим Положением.
7.1.2.3. Предупредить лиц, получающих персональные данные Потребителя о том, что эти данные могут быть использованы лишь в целях, для которых они сообщены, и требовать от этих лиц подтверждения того, что это правило соблюдено;
7.1.2.4. Разрешать доступ к персональным данным Потребителей только специально уполномоченным лицам, при этом указанные лица должны иметь право получать только те персональные данные Потребителей, которые необходимы для выполнения конкретных функций.
7.1.2.5. Осуществлять передачу персональных данных Потребителя в пределах Организации в соответствии с настоящим Положением, нормативно-технологической документацией и должностными инструкциями.
7.1.2.6. Предоставлять доступ Потребителю к своим персональным данным при обращении либо при получении запроса Потребителя. Организация обязана сообщить Потребителю информацию о наличии персональных данных о нем, а также предоставить возможность ознакомления с ними в течение десяти рабочих дней с момента обращения.
7.1.2.7. Передавать персональные данные Потребителя представителям Потребителя в порядке, установленном законодательством и нормативно-технологической документацией и ограничивать эту информацию только теми персональными данными субъекта, которые необходимы для выполнения указанными представителями их функции.
7.2. Хранение и использование персональных данных:
7.2.1. Под хранением персональных данных понимается существование записей в информационных системах и на материальных носителях.
7.2.2. Персональные данные Потребителей обрабатываются и хранятся в информационных системах, а также на бумажных носителях в Организации. Персональные данные Потребителей также хранятся в электронном виде: в локальной компьютерной сети Организации, в электронных папках и файлах в ПК Руководителя организации и работников, допущенных к обработке персональных данных Потребителей.
7.2.3. Хранение персональных данных Потребителя может осуществляться не дольше, чем этого требуют цели обработки, если иное не предусмотрено федеральными законами РФ.
7.3. Сроки хранения персональных данных:
7.3.1. Сроки хранения гражданско-правовых договоров, содержащих персональные данные Потребителей, а также сопутствующих их заключению, исполнению документов - 5 лет с момента окончания действия договоров.
7.3.2. В течение срока хранения персональные данные не могут быть обезличены или уничтожены.
7.3.3. По истечении срока хранения персональные данные могут быть обезличены в информационных системах и уничтожены на бумажном носителе в порядке установленном в Положении и действующем законодательстве РФ.
8. ПРАВА ОПЕРАТОРА ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
Организация вправе:
8.1. Отстаивать свои интересы в суде.
8.2. Предоставлять персональные данные Потребителей третьим лицам, если это предусмотрено действующим законодательством (налоговые, правоохранительные органы и др.).
8.3. Отказать в предоставлении персональных данных в случаях, предусмотренных законом.
8.4. Использовать персональные данные Потребителя без его согласия, в случаях предусмотренных законодательством РФ.
8.5 «Осуществлять иные права, предусмотренные законодательством РФ.».
9.ПРАВА ПОТРЕБИТЕЛЯ
Потребитель имеет право:
9.1. Требовать уточнения своих персональных данных, их блокирования или уничтожения в случае, если персональные данные являются неполными, устаревшими, недостоверными, незаконно полученными или не являются необходимыми для заявленной цели обработки, а также принимать предусмотренные законом меры по защите своих прав;
9.2. Требовать перечень обрабатываемых персональных данных, имеющихся в Организации и источник их получения.
9.3. Получать информацию о сроках обработки персональных данных, в том числе о сроках их хранения.
9.4. Требовать извещения всех лиц, которым ранее были сообщены неверные или неполные его персональные данные, обо всех произведенных в них исключениях, исправлениях или дополнениях.
9.5. Обжаловать в уполномоченный орган по защите прав субъектов персональных данных или в судебном порядке неправомерные действия или бездействия при обработке его персональных данных.
9.6 «Осуществлять иные права, предусмотренные законодательством РФ.».
10. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ НОРМ, РЕГУЛИРУЮЩИХ ОБРАБОТКУ И ЗАЩИТУ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ
10.1. Работники Организации, виновные в нарушении норм, регулирующих получение, обработку и защиту персональных данных несут дисциплинарную, административную, гражданско-правовую или уголовную ответственность в соответствии с федеральными законами и внутренними локальными актами Организации.
11. ВНЕСЕНИЕ ИЗМЕНЕНИЙ, ХРАНЕНИЕ И РАССЫЛКА
11.1. Решение о внесении изменений в данный СТО принимает Владелец стандарта по представлению Управляющего проектом по стандартизации и Разработчика. Внесение изменений в данный СТО производится в порядке, установленном в СТО СМК 70.22.11 «Стандартизация. Порядок создания, управления и применения стандартов».
9.2. Контрольный экземпляр СТО хранится в информационной системе.
9.3. Данный СТО рассылается в электронном виде посредством информационной системы участникам системы стандартизации.