3.1.32. электронный документ: Документ, созданный с помощью системы электронного документооборота, в котором информация представлена в электронно-цифровой форме.

ГОСТ – государственный стандарт

ДОУ – документационное обеспечение управления

ЗН – замена новыми

НП ГК - некоммерческое партнерство группа компаний

Пост. – постоянно

РД – руководящий документ

СТО – стандарт организации

СМК – система менеджмента качества

СНиП – строительные нормы и правила

СП – свод правил

ст. – статья

СЭД – система электронного документооборота

ЭК – Экспертная комиссия

4.1. Ответственность за соблюдение требований, установленных данным СТО, несут все участники процесса, упомянутые в тексте СТО.

4.2. Разработчик документа несет ответственность за:

– осуществление процесса разработки документа в соответствии с установленными требованиями к его оформлению и содержанию;

– обеспечение согласования документа с заинтересованными лицами и подразделениями;

– учет мнений и предложений заинтересованных подразделений и должностных лиц в проекте документа до его издания.

4.3. Директор организации несет ответственность за:

– своевременное рассмотрение поступающих в адрес своей организации документов, назначение исполнителей по документам и контроль их исполнения;

– своевременное обеспечение передачи документов на хранение в Архив;

– обеспечение сотрудникам Архива и Управлением ДОУ соответствующих условий, не препятствующих проведению регулярных контрольных проверок рабочих мест своей организации на предмет наличия бумажных оригиналов документов.

4.4. Сотрудники Управления ДОУ несут ответственность за:

– оказание услуг по отправке исходящих документов установленными способами, в том числе по курьерской доставке документов;

– регистрацию всех входящих документов при наличии сопроводительного документа вне зависимости от вида доставки;

– осуществление контрольных проверок рабочих мест на предмет наличия бумажных оригиналов документов с целью выявления фактов их несвоевременной передачи на хранение, и изъятия такой документации.

4.5. Сотрудники Архива несут ответственность за:

– хранение документации, переданной организацией по описи, в условиях, исключающих ее порчу, утерю, уничтожение или подмену;

– осуществление периодических проверок состояния документации, переданной на хранение;

– осуществление контрольных проверок рабочих мест на предмет наличия бумажных оригиналов документов с целью выявления фактов их несвоевременной передачи на хранение, и изъятия такой документации;

– утрату и несанкционированное уничтожение документов.

4.6. Контроль соблюдения требований данного СТО осуществляет директор консалтинговой организации, в структуру которой входит Архив и Управление ДОУ.

5.1.1. Управление документацией заключается в создании условий, обеспечивающих получение и хранение необходимых документов, их быстрый поиск и доведение до ответственных лиц в установленные сроки с наименьшими затратами. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом управленческой деятельности.

5.1.2. Цель управления документами – защита и сохранение документов в качестве доказательства действий. Результатом системы управления документами является источник информации о деловой деятельности, который может поддерживать последующую деятельность и управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность настоящим и будущим заинтересованным лицам.

5.1.3. Управлению подлежат все виды документов, образующихся в деятельности организаций.

5.1.4. В организациях документы могут создаваться как на бумажных носителях, так и в электронных информационных системах – СЭД «Lotus Notes” и 1С. Электронный документ считается юридически значимым и имеющим юридическую силу только в том случае, если он подписан средствами электронной цифровой подписи (ЭЦП). Проект построения единого интегрированного информационного пространства должен реализовываться с учетом приоритета электронных документов .

5.1.5. На рабочих местах сотрудников в организациях должны храниться и использоваться только копии документов (либо заверенные копии в случае необходимости).

5.1.6. Вывод электронных документов на печать из соответствующих разделов, размножение документов, подписание документов, заверение документов печатями осуществляется централизованно в Управлении ДОУ. Исключение составляет распечатка договоров в местах прямых продаж.

5.1.7. Хранение оригиналов документов осуществляется централизованно в Архиве.

5.2.1. В целях эффективного управления документами определены следующие системы документации (в скобках приведены примеры видов документов по каждой системе):

– Внешняя нормативная документация (Законодательные акты, Постановления Правительства РФ, Указы Президента РФ и пр., Технические регламенты, МС, ГОСТы, СНиПы, СП, РД и пр., Постановления Администрации Челябинской области, и пр.);

– Судебно-претензионная документация (претензии, иски, определения и пр.);

– Правоустанавливающая документация (Устав, Лицензия, Свидетельство государственной регистрации ЮЛ, Свидетельство на право осуществления деятельности, Свидетельство о постановке на налоговый учет, Свидетельство о государственной регистрации права, Выписка из ЕГРЮЛ, доверенности и пр.);

– Договорная документация (договора по основной деятельности организации, протоколы разногласий, дополнительные соглашения, соглашения о расторжении и пр.);