(Утративший силу) СТО СМК 82.19.13 Управление документацией. Общие положения...

Докипедия просит пользователей использовать в своей электронной переписке скопированные части текстов нормативных документов. Автоматически генерируемые обратные ссылки на источник информации, доставят удовольствие вашим адресатам.

Утративший силу

4. ОТВЕТСТВЕННОСТЬ

4.1. Ответственность за соблюдение требований, установленных данным СТО, несут все участники процесса, упомянутые в тексте СТО.
4.2. Разработчик документа несет ответственность за:
– осуществление процесса разработки документа в соответствии с установленными требованиями к его оформлению и содержанию;
– обеспечение согласования документа с заинтересованными лицами и подразделениями;
– учет мнений и предложений заинтересованных подразделений и должностных лиц в проекте документа до его издания.
4.3. Директор организации несет ответственность за:
– своевременное рассмотрение поступающих в адрес своей организации документов, назначение исполнителей по документам и контроль их исполнения;
– своевременное обеспечение передачи документов на хранение в Архив;
– обеспечение сотрудникам Архива и Управлением ДОУ соответствующих условий, не препятствующих проведению регулярных контрольных проверок рабочих мест своей организации на предмет наличия бумажных оригиналов документов.
4.4. Сотрудники Управления ДОУ несут ответственность за:
– оказание услуг по отправке исходящих документов установленными способами, в том числе по курьерской доставке документов;
– регистрацию всех входящих документов при наличии сопроводительного документа вне зависимости от вида доставки;
– осуществление контрольных проверок рабочих мест на предмет наличия бумажных оригиналов документов с целью выявления фактов их несвоевременной передачи на хранение, и изъятия такой документации.
4.5. Сотрудники Архива несут ответственность за:
– хранение документации, переданной организацией по описи, в условиях, исключающих ее порчу, утерю, уничтожение или подмену;
– осуществление периодических проверок состояния документации, переданной на хранение;
– осуществление контрольных проверок рабочих мест на предмет наличия бумажных оригиналов документов с целью выявления фактов их несвоевременной передачи на хранение, и изъятия такой документации;
– утрату и несанкционированное уничтожение документов.
4.6. Контроль соблюдения требований данного СТО осуществляет директор консалтинговой организации, в структуру которой входит Архив и Управление ДОУ.

5. ОСНОВНЫЕ НОРМАТИВНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

5.1. Общие положения

5.1.1. Управление документацией заключается в создании условий, обеспечивающих получение и хранение необходимых документов, их быстрый поиск и доведение до ответственных лиц в установленные сроки с наименьшими затратами. Документы содержат информацию, являющуюся ценным ресурсом и важным элементом управленческой деятельности.
5.1.2. Цель управления документами – защита и сохранение документов в качестве доказательства действий. Результатом системы управления документами является источник информации о деловой деятельности, который может поддерживать последующую деятельность и управленческие решения, а также обеспечивать подотчетность настоящим и будущим заинтересованным лицам.
5.1.3. Управлению подлежат все виды документов, образующихся в деятельности организаций.
5.1.4. В организациях документы могут создаваться как на бумажных носителях, так и в электронных информационных системах – СЭД «Lotus Notes” и 1С. Электронный документ считается юридически значимым и имеющим юридическую силу только в том случае, если он подписан средствами электронной цифровой подписи (ЭЦП). Проект построения единого интегрированного информационного пространства должен реализовываться с учетом приоритета электронных документов .
5.1.5. На рабочих местах сотрудников в организациях должны храниться и использоваться только копии документов (либо заверенные копии в случае необходимости).
5.1.6. Вывод электронных документов на печать из соответствующих разделов, размножение документов, подписание документов, заверение документов печатями осуществляется централизованно в Управлении ДОУ. Исключение составляет распечатка договоров в местах прямых продаж.
5.1.7. Хранение оригиналов документов осуществляется централизованно в Архиве.

5.2. Системы документации и виды документов

5.2.1. В целях эффективного управления документами определены следующие системы документации (в скобках приведены примеры видов документов по каждой системе):
Внешняя нормативная документация (Законодательные акты, Постановления Правительства РФ, Указы Президента РФ и пр., Технические регламенты, МС, ГОСТы, СНиПы, СП, РД и пр., Постановления Администрации Челябинской области, и пр.);
Судебно-претензионная документация (претензии, иски, определения и пр.);
Правоустанавливающая документация (Устав, Лицензия, Свидетельство государственной регистрации ЮЛ, Свидетельство на право осуществления деятельности, Свидетельство о постановке на налоговый учет, Свидетельство о государственной регистрации права, Выписка из ЕГРЮЛ, доверенности и пр.);
Договорная документация (договора по основной деятельности организации, протоколы разногласий, дополнительные соглашения, соглашения о расторжении и пр.);
Распорядительная документация (Приказы, распоряжения и указания по основной деятельности организации, Приказы, распоряжения и указания по административно-хозяйственной деятельности организации, Протоколы совещаний);
Общесистемная документация СМК (Стандарты, Политика в области качества, Руководство по качеству);
Справочно-информационная документация (Входящие и исходящие письма, Докладные и служебные записки, Факс, телеграмма, Объяснительная записка, Справка, Дополнительная справочная информация, Номенклатура дел);
Кадровая документация (Приказы по личному составу, личные карточки, заявления, трудовые договоры, копии личных документов, анкеты, аттестационные листы и т.д., Книги, журналы, карточки учета, Должностные инструкции, Положение о структурных подразделениях и пр.);
Техническая документация (исходные данные, проектная документация, исполнительная документация и пр.);
Финансовая и бухгалтерская документация (Счет-фактура, платежное поручение, доверенность, авансовый отчет и пр.).
5.2.2. В рамках реализации проекта по созданию единого интегрированного информационного пространства в установленные сроки назначенным ответственным по проекту будет создан Классификатор документов (с разбивкой по системам документации и видам документов на основании п. 5.2.1), а также дополнена и уточнена Типовая Номенклатура дел (Приложение А) с типовыми сроками хранения документов.

5.3. Жизненный цикл документов

5.3.1. Каждый документ проходит определенные этапы жизненного цикла, которые устанавливаются в зависимости от направленности документа (принадлежности к определенному потоку):
– входящие документы;
– исходящие документы;
– внутренние документы;
– внутренние корпоративные документы.
5.3.2. Этапы жизненного цикла каждого документа в зависимости от направленности (потока) и с указанием ответственных приведены в Таблице 1.
Таблица 1