Действующий
1) формирует реестр зарегистрированных ПУД в УС из журнала «Поступление товаров и услуг» за период (день) по:
4) ежедневно контролирует регистрацию ПУД в ИС специалистами ДОУ в соответствии с СТО СМК Управление документацией. Общие положения.
Периодичность действий | Действия специалиста организации | Мероприятия по результатам контроля |
Еженедельно | Анализирует зарегистрированные в УС документы «Поступление товаров и услуг», с режимом  | Оформляет запрос внешнему контрагенту на предоставление ПУД на поставку товаров и контролирует получение ПУД. |
Ежедекадно | Формирует реестр из журнала регистрации «Поступление товаров и услуг» с признаком «без № реестра» (Рис.1) по транзитным складам за период с начала года по дату формирования отчета; | Осуществляет поиск документов от внешнего контрагента и передает по реестру в ДОУ. Контролирует регистрацию ПУД в ИС в базе ПУД (в ручную). |
Специалист организации-генерального Поставщика ежедневно получает отчет в ИС и задачи-уведомления в УС о причинах не завершения бизнес-процесса. Принимает меры по корректному завершению этапов бизнес-процесса в УС:
Этап | Сообщение | Действия специалиста организации-генерального Поставщика |
Первый этап | Документ находится на согласовании/подписании у менеджера ИСП | Направляет повторно карточку ПУД менеджеру ИСП с визой о необходимости согласовать/подписать ПУД в установленный срок, либо предоставить мотивированный отказ |
Второй этап | Документ находится на подписании ЭЦП у специалиста организации- генерального Поставщика | Подписывает ПУД |
Отсутствует генерация документов в УС | Анализирует состояние бизнес-процесса на дату формирования отчета | |
1.нет остатков товаров по спецификации | Отменяет регистрацию ФХЖ в УС | |
2.конфликт блокировок | Составляет заявку в ИС в техническую поддержку. В поле заявки указывает перечень документов из УС. Контролирует исполнение заявки. | |
| Задача-уведомление | Срок исполнения | Действия специалиста организации -генерального Поставщика |
| Уведомление о незавершенном бизнес- процессе | В течении отчетного месяца в соответствии с СТО СМК Закрытие периода. | 1. Создает заявку в УС «Запрос на открытие доступа» для внесения изменений в регистрацию ФХЖ в УС.2.Создает заявку в УС на отмену регистрации ФХЖ в УС.3.Контролирует возврат остатков товаров на транзитный склад после отмены ФХЖ в УС 4.Регистрирует новый документ в УС. |
| Уведомление о просроченном документе | С 01 до 25 числа каждого месяца | 1.Создает заявку в УС «Запрос на открытие доступа».2. Повторная выгрузка документа из УС в ИС при положительном результате согласования в заявке. |
| С 26 до 31 числа каждого месяца | 1.Создает заявку в УС на отмену регистрации ФХЖ в УС 2.Контролирует возврат остатков товаров на транзитный склад. | |
| Уведомление об отмене проведения документа | В течении отчетного месяца | 1.Контролирует возврат остатков товаров на транзитный склад, в регистры по документу «Спецификация к договору». |
6. СОПРОВОЖДЕНИЕ И ЕЖЕНЕДЕЛЬНЫЙ КОНТРОЛЬ ГЕНЕРАЦИИ ДОКУМЕНТОВ ПО БИЗНЕС-ПРОЦЕССУ «ПРОДАЖИ ПО ПРОЕКТАМ»
6.1 Еженедельно на 2-ой рабочий день формирует в программе 1С: Бухгалтерия предприятия отчеты (Рис. №3) и инструменты контроля в соответствии (Рис. №4)
| Бизнес-процесс не завершен по причине | Действия специалиста организации | |
| На дату формирования ИК | На дату согласно регламента п.6.1 СТО СМК Закрытие периода. | |
| - не хватает остатков товаров по спецификации, -не хватает остатков товаров на транзитном складе; | - выявляет причину:1) программная ошибка: -оформляет в ИС заявку специалисту технической поддержки;- контролирует исполнение заявки;2) ошибка при регистрации документа в УС в спецификации: - оформляют в УС «Заявку на открытие доступа и согласовывает с главным бухгалтером консалтинговой организации;при положительном согласовании вносят исправления УСв регистрацию ФХЖ. | - оформляет заявку в ИС и направляет специалисту отдела Сопровождения согласно п. 6.2 СТО, руководствуясь СТО СМК МИ «О порядке отмены регистрации факта хозяйственной жизни в информационной базе. |
| Транзакция в УС | ||
| Закрытый период | Оформляет заявку в ИС, направляет специалисту отдела Сопровождения согласно п. 6.2 СТО, руководствуясь СТО СМК МИ «О порядке отмены регистрации факта хозяйственной жизни в информационной базе. | |
7.1. Управляющий организации-генерального Поставщика/ответственное лицо организации-Поставщика ежемесячно (в срок до 15-го числа месяца, следующего за отчетным):
7.1.2 рассматривает в течении трех рабочих дней устраняет замечания и уведомляет специалиста отдела Сопровождения об исполнении заявки.
8.1 Специалист организации-генерального Поставщика при получении через ИС от специалиста отдела Сопровождения карточку ПУД со статусом «На доработке» изучает рекомендации по исправлению ошибок (Рис.5):
8.1.1 В открытом периоде, до 5 числа месяца, следующего за отчетным, создает заявку «Запрос на открытие доступа» в УС (Рис.6), указывает срок открытия и выбирает документ из журнала документов (Рис.7),указывает причину открытия доступа из справочника (Рис.8) направляет заявку на согласование главному бухгалтеру (Рис.9), при положительном согласовании вносит изменения в УС в документ самостоятельно, сообщает об исполнении специалисту отдела Сопровождения в карточке ПУД.
