Действующий
Настоящий стандарт определяет требования к СУД для оказания помощи организации в выполнении ее обязательств, миссии, стратегии и целей. Он устанавливает требования к разработке и применению политики и целей в области документов, а также содержит информацию о процессах измерения и мониторинга деятельности.
СУД может быть разработана для организации или нескольких организаций, если они ведут совместную деловую деятельность. В тексте настоящего стандарта применение термина "организация" не ограничено одной организацией и также распространяется на иные организационные структуры.
Настоящий стандарт может быть внедрен вместе с иными ССМ. Особенно такое внедрение является целесообразным для предоставления свидетельств совместимости требований к документации и документам, закрепленных в иных ССМ.
ISO 30300 Information and documentation - Management systems for records - Fundamentals and vocabulary (Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь)
При формировании и анализе СУД организация должна принимать во внимание внешние и внутренние факторы, соответствующие организации и ее деятельности.
Выявленные и учтенные при формировании и анализе СУД внешние и внутренние факторы должны быть документально зафиксированы.
При разработке и анализе целей управления документами организация должна учитывать деловые, правовые, нормативные и иные требования, связанные с созданием и управлением документами.
Организации необходимо оценить и документально зафиксировать деловые, правовые, нормативные и иные требования, оказывающие влияние на ее деятельность, которым она должна соответствовать и подтверждение соответствия которым обязана предоставлять.
Деловые требования включают все требования для надлежащего осуществления операций или деловой деятельности организации. Они возникают в процессе осуществления текущей деловой деятельности, планирования и развития, управления рисками и планирования непрерывности осуществления деятельности.
Правовые требования включают требования, связанные с созданием и управлением документами. Источниками правовых требований являются:
- идентифицируемые общественные ожидания, касающиеся приемлемого поведения в определенной отрасли или организации, включая качественное управление, прозрачность принятия решений, надлежащий контроль мошеннических или злонамеренных действий.
Область применения СУД может включать всю организацию, отдельные функциональные подразделения организации, конкретные участки организации или одно, или несколько функциональных подразделений в рамках группы организаций.
Если СУД сформирована для одного или нескольких конкретных функциональных подразделений в рамках группы организаций, область применения СУД должна включать взаимоотношения между этими организациями и роль каждой из них.
В том случае, когда организация передает стороннему исполнителю любой процесс, влияющий на соответствие требованиям к СУД, организация должна обеспечить контроль за такими процессами. При передаче документных процессов на аутсорсинг контроль над подрядчиками и переданными на аутсорсинг процессами должен быть определен в рамках СУД.